1. Основные задачи Отдела
1.1. Основными задачами отдела являются:
- хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
2. Функции Отдела
2.1. Отдел осуществляет следующие основные функции:
- обеспечивает сохранность и государственный учет документов, подлежащих постоянному и долговременному хранению в отделе, в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации; представляет в установленном порядке учетные данные в уполномоченный орган исполнительной власти Алтайского края в сфере архивного дела.
2.2. Обеспечивает хранение:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, образующихся в деятельности органов местного самоуправления, муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, муниципальных учреждений;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, принятых на хранение до вступления в силу закона Алтайского края «О внесении изменений в закон Алтайского края «Об Архивном фонде Алтайского края и архивах»;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, поступивших на законном основании в муниципальную собственность из федеральной собственности, собственности Алтайского края, иного муниципального образования или частной собственности, передаваемые их собственниками или владельцами на постоянное хранение в отдел на договорной основе;
- документов по личному составу реорганизованных, ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), в том числе в связи с банкротством, действовавших на территории города, по договору;
- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела;
- учетных документов, научно-справочного аппарата к документам, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности отдела.
2.3. Подготавливает предложения по повышению безопасности хранящихся в отделе документов и реализует принятые решения.
2.4. Проводит в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе.
2.5. Комплектует отдел документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для населения города и Алтайского края в целом.
2.6. Составляет список организаций — источников комплектования отдела, представляет их в установленном порядке на утверждение главе города, и на согласование в уполномоченный орган исполнительной власти Алтайского края в сфере архивного дела; ведет систематическую работу по их уточнению.
2.7. Организует отбор архивных документов организаций - источников комплектования для постоянного и долговременного хранения и осуществляет их прием в отдел.
2.8. Обеспечивает в установленном порядке ведение учета архивных документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории города.
2.9. Рассматривает и согласовывает в установленном порядке положения об экспертных комиссиях, архивах организаций, номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, описи дел по личному составу организаций – источников комплектования отдела, согласовывает описи дел по личному составу реорганизованных, ликвидированных организаций, документы которых подлежат приему в отдел.
2.10. Рассматривает и предоставляет в уполномоченный орган исполнительной власти Алтайского края в сфере архивного дела, поступивших от организаций - источников комплектования отдела описи дел постоянного хранения.
2.11. Изучает и обобщает практику работы архивов организаций и делопроизводственных служб, распространяет их положительный опыт среди организаций – источников комплектования отдела.
2.12. Оказывает организационно-методическую помощь организациям-источникам комплектования отдела, проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации и методики работы с документами, организует конкурсы, смотры сохранности архивных документов.
2.13. Вносит в установленном порядке на рассмотрение главе города предложения по улучшению сохранности архивных документов, по улучшению документационного обеспечения управления в организациях города, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб и реализует принятые решения.
2.14. Обеспечивает информатизацию органов местного самоуправления, иных организаций.
2.15. Согласно административному регламенту предоставления муниципальной услуги «Информационное обеспечение граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов»:
- принимает граждан, своевременно и полно рассматривает обращения российских и иностранных граждан, лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод,
- на основании запросов юридических лиц на документную информацию, в установленные законодательством Российской Федерации и Алтайского края сроки, направляет ответы на запросы, поступившие из-за рубежа, за исключением стран СНГ, в уполномоченный орган исполнительной власти Алтайского края в сфере архивного дела;
- организует работу пользователей с документами, изготавливает копии документов по их заказам, подготавливает документальные выставки, материалов для средств массовой информации, проводит встречи с общественностью.
2.16. Создает и совершенствует научно-справочную информацию к документам, хранящимся в отделе, автоматизированных информационно – поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
2.17. Подготавливает проекты решений Белокурихинского городского Совета депутатов Алтайского края, постановлений главы города Белокуриха по вопросам развития архивного дела на территории города, совершенствования работы отдела.
2.18. Комплектует, хранит, учитывает и использует архивные документы, образовавшиеся в деятельности отдела.
